Cómo hacer una factura paso a paso (Excel y Word)

Si te has registrado cómo comerciante individual (Autónomo), o finalmente, has logrado formar una sociedad de responsabilidad limitada y comenzar tu propio negocio (Empresa). ¿Sabes cuál es el proceso más común que tienes que hacer todos los días? Crear una factura.

No importa si la creas en Excel, Word, un programa de facturación o manualmente. Las facturas deben generarse diariamente.

¿Qué es una Factura?

Una factura es un manuscrito comercial donde se plasma la información respectiva a la compra o venta de un servicio. La información de la factura debe responder a qué, quién, cómo, dónde y por qué se considera una prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes. De forma correcta y satisfactoria.

Sirve también para señalar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos propios. De esta forma el vendedor podrá mostrarla si quiere reclamar un pago que no se hizo.

La factura es esencial en cualquier servicio post-venta, pues es imprescindible para efectuar devolución o una reclamación (tanto por parte del que vende como del que compra).

¿Cómo llenar una factura?

En primer lugar, es necesario entender que el contenido a rellenar en la factura es válido y legal:

• Datos del facturador: Su nombre, dirección y NIF o CIF. También puede agregar un número de datos del facturador; su número de teléfono de contacto o una dirección de correo electrónico si lo desea.
• Número: Número de serie de la factura. Deben solicitarse a partir de 1 (la primera factura del ejercicio) para el ejercicio.
• Fecha: La fecha en que se emitió la factura. Es importante que estén relacionadas con el número de factura, porque uno con el número 60 para septiembre y el número 55 para octubre es posible.
• Datos del remitente de la factura: Nombre, dirección y NIF o CIF del destinatario de la factura. Si lo consideras necesario, puedes añadir otros datos (teléfono, email, etc.)
• Concepto: Descripción de la factura. Debe anotar el motivo de la factura (bienes o servicios) en cuestión.
• Base imposible: Importe de la factura antes de impuestos (IRPF e IVA, en su caso)
• Retención del IRPF (opcional): para los profesionales autónomos, el importe de la retención varía en función del importe de la retención (7% o 14%).
• IVA (Opcional): el monto de IVA a cargar en la factura, se le cobrará un 21% en la mayoría de las facturas a menos que sus productos tengan una tasa de IVA significativamente reducida o exenta.
• Total: importe base imposible - IVA IRPF, si se incluyen ambos elementos.
• Métodos de pago: La forma en que se le pagará la factura correspondiente (generalmente a través de una cuenta bancaria)

Ejemplo de cómo crear una factura

Ahora que hemos repasado la teoría, es hora de mostrar una factura de ejemplo y usarla para reforzar todo lo que hemos aprendido, sobre cómo crear una factura. Ahora que hemos repasado la teoría, es hora de mostrarle una factura de ejemplo. Para reforzar lo que hemos aprendido hasta ahora.

Como puedes ver, la factura aparece primero en la documentación, para que no haya mal entendidos. A partir de ahí, determinaremos los datos más importantes que deben aparecer en el documento para que su factura sea completamente legal.

1. Número de factura: en este caso sigue su serie.
2. La factura de facturación. Debe coincidir con la fecha, salvo que la factura esté destinada a un cliente no profesional, la fecha de vencimiento de la factura. También, se muestra a continuación. Lo cual es ideal para proporcionar una fecha máxima de pago o al menos una fecha para comenzar a facturar.
3. En el lado izquierdo del documento, se pueden ver datos el emisor de la factura y en el lado derecho sobre el beneficiario. No necesariamente, tienen que colocarse de acuerdo con este diseño, pero su presencia si es obligatoria.
4. Aquí encontramos el concepto de la factura.
5. En este punto observamos el concepto de la factura.
6. (IVA) y monto que hay que hay que agregarle al impuesto base
7. Importe total del producto al sumar a la base imponible.

Datos obligatorios para la factura

• Los números de la serie y la factura deben ser iguales.
• Fecha de facturación (No confundir con fecha de devengo)
• Datos financieros del emisor y del receptor
• Datos descriptivos de las ventas
• Datos generales de la factura (base imposible, tipo impositivo e importe total)
• Informe de registro de la empresa (Solo para empresas)

Datos opcionales para una factura

Los datos opcionales pero muy recomendables que pueden aparecer en la factura son:

• Fecha de pago de la factura
• Elementos de personalización
• Método de pago
• Información del contacto
• Descuento aplicable
• Información adicional y observaciones.